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2016/04/21

超級行政素人包

主講人:臺北藝穗節協同策展人 林欣怡  

l  使創意落實的藝術行政,要做哪些事情呢?

企劃、財務會計、人事、行銷、管理、設計、文書,庶務
庶務很煩,但對整個團隊超級重要,試著喜歡它,享受把事情一件件解決的感覺。
 
l  演出行政製作的工作

計畫〕 理解創作概念,設定展演製作方向
抓預算  仔細評估收支,設定籌資方法
演出〕 票務、進館庶務、前台
拉進度  宏觀詳列製作中各部門進度
製作執行  對內:協調創作與技術 / 對外:行銷
演出  票務、進館庶務、前台
〔評估
  整裡、評估與規檔
 
l  〔計畫〕理解創作概念,設定展演製作方向
如果你是創作者,你會想的第一件事是:我的創作內容是什麼?我要在這個場地做什麼?
但如果你是行政製作人,必須要跟創作離遠一點,但同時理解創作人的想法、想傳達什麼?理解之後是為了要設定製作的方向(這樣的演出要怎麼做?要找哪些人?要在哪裡演出?錢要怎麼花?),而不是創作的方向。
 
l  〔抓預算〕仔細評估收支,設定籌資方法
-務實的預算編列讓製作有依靠
-預算支出項目(請參考下方範例):人事、場地相關、製作、旅運
-預算收入來源:票房、自籌款項、紀念品(開立收據)
-虧錢事小,無法妥善將錢用到對的地方,完成自己想要的效果才事大
-賠本不是問題,但賠本卻沒有自覺就是大問題
-編列預算一定要自己看得懂
-常常被忽略的項目:版權費(劇本、音樂、影像、設計)、保險費(演出團隊保險、公共意外險)與稅金(票劵娛樂稅、營業所得與個人所得)
-人事費:不要凹你的朋友幫你做事情。所謂的不要凹不是每個人都要拿錢,而是要在”最一開始”就講明需要你的朋友做哪些事情(排練次數、演出場次)
 
〈參考:國藝會補助申請預算規劃表〉


l  〔拉進度〕宏觀詳列製作中各部門進度
-沒有標準格式,按照團隊的步調與工作習慣製作適合自己邏輯的進度表
-條理分明,事情再多也不亂
-定下目標,讓決心與紀律帶著團隊前進
-按時間進程與部門詳列工作與進度
-定時更新,掌握團隊節奏,適時調整
 
〈參考進度表一〉



〈參考進度表二〉
 


〈參考進度表三〉
 

〔製作執行〕對內:協調創作與技術 / 對外:行銷
製作人要跟創作者很緊密,一開始就很清楚的知道創作與計畫。
有的時候也會需要一個人負責執行製作的工作,為的是協助製作人把事情做好。
 

演出〕票務、進館庶務、前台
-票務:售票方案、臨時拋售票、公關票、貴賓券、現場取票/現場售票等事務。
-進館庶務:基本上就是行政舞監,每個人幾點要到、進/撤場時間、定便當等各種大小事。
-前台:在演出內容本身之外,你要如何面對你的觀眾?態度與應對對觀眾的影響不容小覷。
 

評估〕整裡、評估與規檔
-評估:把已經做過的事情歸檔,協助整個團隊整理自己的創作與資料建檔。
 
l  企劃書 很重要!
-你能立刻將演出計劃,在1-3分鐘內說明嗎?
-腦中思考+身體感受 →→ 化為文字,說明解釋
-從五個座標思考Who / What / When / Where / How
-不管有沒有要申請補助,企畫書都是很重要很必須的事情
-企劃書不是行銷,不是要想要怎麼宣傳演出,而是幫助創作者釐清想法,並把想法化為文字,告訴每個人,這個能力很重要。
-從製作開始就區分思考的方式(創作思維v.s.製作思維):做為一個創作者,可能很在意的是這個地方的氛圍會是什麼?我跟觀眾的關係會是什麼?我想要傳達的訊息是什麼?那個時候的空間之於我是什麼?可是這對化為文字的部分沒有幫助。區分是指要把創作與製作的想法做一個區別,但不是一定要區分,因為有很多種工作方式,重點是對外的資訊傳達要清楚。
-如果你是製作人/行政,幫助你的創作者釐清這些事情,你才能更加了解跟你一起工作的人到底在想什麼。
-如果你的創作目的不是為了賺錢、沒有一開始就設立你的觀眾屬性、建議開開始先把”行銷”與”演出計畫”分開來思考。先整理好演出計畫了,才開始想行銷。因為行銷是在有了演出計畫之後,為了讓大眾更加清楚我們想做的事情,把演出計畫幾個重要的事情抓出來,讓大家更能理解與想像。
 
l  在創作與行政間找到平衡-行政的必要能力?
·        熱情、審美觀、管理、統御、耐心、同理尊重、溝通協調、創意…

l  把握機會:遊行和記者會也是被看見的一個機會

l  參考資料:表演藝術聯盟網站上的QA專欄有很多有用的資訊喔!

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